Demander des dossiers du Bureau des relations avec les employés par le biais de la loi sur l’accès à l’information de l’État de New York

L’article 6 (articles 84 à 90) de la loi sur la liberté de l’information (« FOIL »), prévoit le droit du public d’accéder aux dossiers tenus par les organismes gouvernementaux, à quelques exceptions près. 

« Dossier » désigne toute information conservée, détenue, déposée, produite ou reproduite par, avec ou pour cet organisme, sous quelque forme physique que ce soit, y compris, mais sans s’y limiter, les rapports, déclarations, examens, notes de service, opinions, dossiers, fichiers, livres, manuels, brochures, formulaires, papiers, dessins, dessins, cartes, photos, lettres, microfilms, bandes ou disques d’ordinateur, règles, règlements ou codes.

Soumettre une demande FOIL

Envoyez une demande écrite par la poste à :

          Agent d’accès aux documents
Bureau des relations avec les employés
2 Empire State Plaza, Bureau 1201
Albany, État de New York 12223

Envoyez une demande écrite par courriel à :

          [email protected]

Télécopiez une demande écrite au (518) 486-7303

Soumettez une demande de documents en personne :

Soumettez une demande de documents en personne : Nos bureaux sont situés dans l’Agency Building 2, 12th Floor, Empire State Plaza, Albany, New York. Lorsque vous entrez dans l’édifice de l’Agence 2 par le niveau du hall, informez le personnel de sécurité que vous souhaitez demander des dossiers. Le personnel de sécurité communiquera avec le Bureau d’accès aux documents et un membre du personnel vous fournira de l’aide. Veuillez noter que les dossiers doivent être examinés avant d’être divulgués. Par conséquent, les documents et les dossiers ne seront pas immédiatement disponibles.

Dans les cinq jours ouvrables suivant la réception d’une demande écrite pour un document raisonnablement décrit, nous vous enverrons une lettre soit : rendre ce dossier disponible; refuser cette demande par écrit; ou fournir un accusé de réception écrit de la réception d’une telle demande. Si vous n’avez pas reçu de lettre dans les cinq jours ouvrables, veuillez nous contacter au (518) 473-1416 ou à [email protected].

Une lettre d’accusé de réception vous fournira une estimation de la date à laquelle les documents que vous demandez seront disponibles, ce qui sera raisonnable dans les circonstances de la demande. Cette date est déterminée par le nombre de documents que vous demandez, leur format, leur disponibilité, le temps nécessaire pour caviarder toute information qui ne peut pas être divulguée conformément à FOIL, le temps qu’il faut pour assembler les documents et d’autres facteurs. 

Si les documents que vous demandez nécessitent le paiement de frais, vous en serez avisé avant que les documents ne vous soient communiqués. Les frais doivent être payés à l’avance par chèque ou mandat libellé à l’ordre du Bureau des relations avec les employés. À moins qu’une redevance différente ne soit autrement prescrite par la loi, l’article 87(1) de la Loi sur les agents publics autorise un organisme à facturer des frais de 25 ¢ par copie pour les copies de documents jusqu’à 9 « x 14 », ou le coût réel de reproduction d’un document. Pour déterminer le coût réel de production d’un document, un organisme ne peut inclure que :

• un montant égal au salaire horaire attribué à l’employé d’agence le moins bien rémunéré qui possède les compétences nécessaires pour préparer le ou les dossiers demandés, si au moins deux heures de temps d’employé d’agence sont nécessaires pour préparer une copie du ou des dossiers demandés;
• le coût réel des dispositifs ou supports de stockage fournis à la personne qui en fait la demande pour se conformer à cette demande; et
• le coût réel pour l’organisme de faire appel à un service professionnel externe pour préparer une copie d’un document, mais seulement lorsque l’équipement de technologie de l’information d’un organisme est inadéquat pour préparer une copie, si ce service est utilisé pour préparer la copie.

Une fois les enregistrements demandés préparés, vous pouvez recevoir les enregistrements par e-mail, fax, papier, CD/DVD ou USB. Les dossiers peuvent être consultés, sur rendez-vous, les jours ouvrables entre 10h00.m et 16h00.m au Bureau d’accès aux documents, Bureau des relations avec les employés, 2 Empire State Plaza, Suite 1201, Albany, New York 12223. Vous pouvez prendre rendez-vous pour une inspection en personne des dossiers en composant le (518) 473-1416.

En vertu des dispositions de la Loi sur les fonctionnaires publics, vous pouvez faire appel d’une décision FOIL. Si vous souhaitez soumettre un tel appel, vous devez le faire dans les 30 jours suivant la réponse écrite à votre demande FOIL. Veuillez inclure une copie de la demande de documents originale et une copie de la lettre de réponse FOIL que vous avez reçue, ainsi que votre lettre d’appel à : 

          Michael Volforte, Directeur

          Bureau des relations avec les employés
2 Empire State Plaza, Bureau 1201
Albany, État de New York 12223

Vous serez informé par écrit de la décision dans les dix jours ouvrables suivant la réception d’un tel appel. Veuillez indiquer le numéro de demande FOIL lorsque vous correspondez à ce sujet.

Voici une liste à jour des documents, par sujet, qui sont tenus à jour par cet organisme. Certains des documents énumérés peuvent être exemptés de divulgation en vertu de la loi sur l’accès à l’information.

Consulter la liste des enregistrements par sujet du REL

Pour plus d’informations sur FOIL, veuillez visiter le site Web du New York State Committee on Open Government.

Lors de l’envoi d’une demande FOIL :

• Soyez aussi précis que possible dans la description des documents demandés. Inclure les dates, noms, descriptions, etc. pertinents. Voir le libellé suggéré pour une demande FOIL du Comité sur le gouvernement ouvert.
• Indiquez si vous souhaitez inspecter les enregistrements ou si des copies des enregistrements vous sont envoyées.
• Si des enregistrements sont disponibles, spécifiez comment vous souhaitez les envoyer, c’est-à-dire par courrier américain, par e-mail ou par fax. Nous pouvons choisir d’envoyer les enregistrements par courrier américain, si vous avez demandé un grand volume de documents, pour des raisons de sécurité ou pour d’autres raisons importantes. Nous vous informerons de tout frais pour la reproduction de ces enregistrements avant qu’ils ne vous soient envoyés.
• Indiquez votre adresse électronique, votre adresse postale et votre numéro de télécopieur, ainsi qu’un numéro de téléphone où vous pouvez être joint pendant les heures d’ouverture, s’il est nécessaire de clarifier votre demande.
• Veuillez noter que l’agence n’est pas tenue de créer un nouveau dossier en réponse aux demandes de FOIL.