Politique de confidentialité sur Internet

Introduction

Merci d’avoir visité le site Web du NyS Office of Employee Relations (OER). Ce site Web est conçu pour qu’il soit plus facile et plus efficace pour les membres du gouvernement et le public d’interagir avec les REL. LES REL reconnaissent qu’il est essentiel que les utilisateurs aient l’assurance que leur vie privée est protégée lorsqu’ils visitent le site Web des REL.

Conformément aux dispositions de la Loi sur la sécurité et la protection de la vie privée sur Internet, de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection de la vie privée, cette politique décrit les pratiques de REL en matière de protection de la vie privée concernant les renseignements recueillis auprès des utilisateurs de ce site Web. Cette politique décrit quelles informations sont collectées et comment ces informations sont utilisées. Étant donné que cette politique de confidentialité ne s’applique qu’à ce site Web, vous devez examiner la politique de confidentialité de tout site Web, y compris d’autres sites Web d’organismes d’État, auxquels vous accédez en utilisant ce site Web via un lien hypertexte ou autrement.

Aux fins de la présente politique, les « renseignements personnels » désignent toute information concernant une personne physique qui, en raison de son nom, de son numéro, de son symbole, de sa marque ou de tout autre identificateur, peut être utilisée pour identifier cette personne physique. OER ne recueille aucun renseignement personnel à votre sujet, sauf si vous fournissez ces renseignements volontairement en envoyant un courriel ou en initiant une transaction en ligne, comme un sondage, une inscription ou un formulaire de commande.

Informations collectées automatiquement lorsque vous visitez ce site Web

Lors de la visite de ce site Web, OER recueille et stocke automatiquement les informations suivantes sur votre visite.

L’adresse de protocole Internet et le nom de domaine utilisés, mais pas l’adresse e-mail. L’adresse de protocole Internet est un identificateur numérique attribué soit à votre fournisseur de services Internet, soit directement à votre ordinateur.
le type de navigateur et de système d’exploitation que vous avez utilisé
la date et l’heure auxquelles vous avez visité ce site
les pages Web ou les services auxquels vous avez accédé sur ce site
le site Web que vous avez visité avant de venir sur ce site Web
le site Web que vous visitez lorsque vous quittez ce site Web
si vous avez téléchargé un formulaire, le formulaire qui a été téléchargé

Aucune des informations qui précèdent n’est réputée constituer des informations personnelles.

Les informations collectées automatiquement sont utilisées pour améliorer le contenu de ce site Web et pour aider les REL à comprendre comment les utilisateurs interagissent avec le site Web. Ces informations sont collectées à des fins d’analyse statistique, pour déterminer quelles informations présentent le plus et le moins d’intérêt pour nos utilisateurs et pour améliorer l’utilité du matériel disponible sur le site Web. Les renseignements ne sont pas recueillis à des fins de marketing commercial et LESR ne sont pas autorisés à vendre ou à divulguer autrement les renseignements recueillis sur le site Web à des fins de marketing commercial.

Cookies

Les cookies sont de simples fichiers texte stockés sur votre navigateur Web pour fournir un moyen de distinguer les utilisateurs de ce site Web. L’utilisation de cookies est une pratique courante parmi les sites Internet. Pour mieux vous servir, nous pouvons utiliser des « cookies de session » pour améliorer ou personnaliser votre visite sur ce site Web. Les cookies de session peuvent être créés automatiquement sur l’appareil que vous utilisez pour accéder au site Web d’OER. Ces cookies de session ne contiennent pas d’informations personnelles et ne compromettent pas votre vie privée ou votre sécurité. Nous pouvons utiliser la fonction de cookie pour stocker une balise d’identification générée aléatoirement sur l’appareil que vous utilisez pour accéder à ce site Web. Un cookie de session est effacé pendant le fonctionnement de votre navigateur ou lorsque votre navigateur est fermé.

Le logiciel et le matériel que vous utilisez pour accéder au site Web vous permettent de refuser de nouveaux cookies ou de supprimer des cookies existants. Le refus ou la suppression de ces cookies peut limiter votre capacité à tirer parti de certaines fonctionnalités de ce site Web.

Informations collectées lorsque vous envoyez un e-mail à ce site Web ou initiez une transaction en ligne

Lors de votre visite sur ce site Web, vous pouvez envoyer un courriel à REL. Votre adresse e-mail et le contenu de votre message seront collectés. Les informations collectées ne se limitent pas aux caractères textuels et peuvent inclure des formats d’informations audio, vidéo et graphiques inclus dans le message. Votre adresse e-mail et les informations incluses dans votre message seront utilisées pour vous répondre, pour résoudre les problèmes que vous identifiez ou pour améliorer ce site Web. Votre adresse e-mail n’est pas collectée à des fins commerciales et REL n’est pas autorisée à vendre ou à divulguer votre adresse e-mail à des fins commerciales.

Lors de votre visite sur ce site Web, vous pouvez initier une transaction telle qu’un sondage, une inscription ou un formulaire de commande. Les renseignements, y compris les renseignements personnels, que vous avez volontairement fournis pour initier la transaction sont utilisés par les REL pour exploiter des programmes de REL. Les renseignements recueillis par les REL peuvent être divulgués par les REL aux fins qui peuvent être raisonnablement déterminées à partir de la nature et des modalités de la transaction dans le cadre de laquelle les renseignements ont été soumis. Par exemple, si vous remplissez une demande pour un cours de formation lié au travail en ligne, cette information peut être partagée avec votre employeur.

OER ne recueille pas sciemment de renseignements personnels auprès d’enfants ou ne crée pas de profils d’enfants par l’entremise de ce site Web. Les utilisateurs sont avertis, cependant, que la collecte d’informations personnelles soumises dans un e-mail sera traitée comme si elle avait été soumise par un adulte, et peut, à moins d’être exemptée de l’accès par la loi fédérale ou de l’État, être soumise à l’accès public. Les REL encouragent fortement les parents et les enseignants à participer aux activités Internet des enfants et à fournir des conseils chaque fois que les enfants sont invités à fournir des informations personnelles en ligne.

Information et choix

Comme indiqué ci-dessus, OER ne recueille aucun renseignement personnel vous concernant lors de votre visite sur ce site Web, à moins que vous ne fournissiez ces renseignements volontairement en envoyant un courriel ou en initiant une transaction en ligne telle qu’un sondage, une inscription ou un formulaire de commande. Vous pouvez choisir de ne pas nous envoyer d’e-mail, de ne pas répondre à un sondage ou de ne pas remplir de formulaire de commande. Bien que votre choix de ne pas participer à ces activités puisse limiter votre capacité à recevoir des services ou des produits spécifiques via ce site Web, cela ne vous empêchera pas de demander des services ou des produits à REL par d’autres moyens et n’aura normalement pas d’impact sur votre capacité à tirer parti d’autres fonctionnalités du site Web, y compris la navigation ou le téléchargement d’informations accessibles au public.

Divulgation des renseignements recueillis par l’entremise de ce site Web

La collecte de renseignements par l’entremise de ce site Web et la divulgation de ces renseignements sont assujetties aux dispositions de la Loi sur la sécurité et la protection de la vie privée sur Internet. Les REL ne recueilleront des renseignements personnels par l’entremise de ce site Web ou divulgueront des renseignements personnels recueillis par l’entremise de ce site Web que si l’utilisateur a consenti à la collecte ou à la divulgation de ces renseignements personnels. La divulgation volontaire de renseignements personnels aux REL par l’utilisateur, qu’ils soient sollicités ou non, constitue un consentement à la collecte et à la divulgation des renseignements par les REL aux fins pour lesquelles l’utilisateur a divulgué les renseignements aux REL, comme il était raisonnablement possible de le vérifier d’après la nature et les modalités de la divulgation.

Toutefois, les REL peuvent recueillir ou divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l’utilisateur si la collecte ou la divulgation est :

nécessaires à l’exécution des obligations légales des REL, ou nécessaires à l’exploitation d’un programme autorisé par la loi, ou autorisé par une loi ou un règlement fédéral ou d’État;
faite en vertu d’une ordonnance d’un tribunal ou d’une loi;
dans le but de valider l’identité de l’utilisateur ;
d’informations à utiliser uniquement à des fins statistiques sous une forme qui ne peut être utilisée pour identifier une personne en particulier; ou
exiger que les organismes des employés vérifient leur participation à la formation ou à d’autres programmes offerts par les REL.

De plus, la divulgation de renseignements, y compris des renseignements personnels, recueillis par l’entremise de ce site Web est assujettie aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection de la vie privée.

Les REL peuvent divulguer des renseignements personnels aux autorités fédérales ou étatiques chargées de l’application de la loi afin de faire respecter les droits des REL contre l’accès non autorisé ou la tentative d’accès non autorisé aux actifs de technologie de l’information des REL.

Conservation des renseignements recueillis par l’entremise de ce site Web

Les informations collectées via ce site Web sont conservées par OER conformément aux exigences de conservation et de disposition des documents de la loi sur les arts et les affaires culturelles de l’État de New York. Des informations sur les exigences de la loi sur les arts et les affaires culturelles peuvent être trouvées sur http://www.archives.nysed.gov/records/laws-and-regulations-related-to-records.

En général, les journaux des services Internet des REL, comprenant les fichiers électroniques ou les journaux automatisés créés pour surveiller l’accès et l’utilisation des services de l’Agence fournis par le biais de ce site Web, sont conservés par notre société d’hébergement pendant un mois civil, puis détruits. Les renseignements, y compris les renseignements personnels, que vous soumettez dans un courriel ou lorsque vous lancez une transaction en ligne, comme un sondage, un formulaire d’inscription ou un formulaire de commande, sont conservés conformément au calendrier de conservation et de disposition des dossiers établi pour les dossiers de l’unité de programme à laquelle vous avez soumis les renseignements. Les renseignements concernant ces calendriers de conservation et de disposition des dossiers peuvent être obtenus au moyen de la personne-ressource de la politique de confidentialité sur Internet indiquée dans la présente politique.

Accès et correction des renseignements personnels recueillis par l’entremise de ce site Web

Tout utilisateur peut soumettre une demande au responsable de la conformité à la protection de la vie privée des REL afin de déterminer si des renseignements personnels le concernant ont été recueillis par l’intermédiaire de ce site Web. Une telle demande doit être faite par écrit à l’adresse ci-dessous et doit être accompagnée d’une preuve raisonnable de l’identité de l’utilisateur. Une preuve raisonnable d’identité peut inclure la vérification d’une signature, l’inclusion d’un identifiant généralement connu uniquement de l’utilisateur ou une identification appropriée similaire. L’adresse du responsable de la conformité à la protection de la vie privée est la suivante :

À l’attention de : Agent de conformité du site Web de l’Agence

Bureau des relations avec les employés de NYS

2 Empire State Plaza 8e étage

Albany, Ny 12223

L’agent de conformité à la protection de la vie privée doit, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la date de réception d’une demande en bonne et due forme :

donner accès aux renseignements personnels;
refuser l’accès par écrit, en expliquant les raisons en conséquence; ou
accuser réception de la demande par écrit, en indiquant la date approximative à laquelle la demande sera accordée ou refusée, date qui ne doit pas dépasser trente (30) jours à compter de la date de l’accusé de réception.

Dans le cas où les REL ont recueilli des renseignements personnels concernant un utilisateur par l’intermédiaire du site Web de l’organisme d’État et que ces renseignements doivent être fournis à l’utilisateur conformément à la demande de l’utilisateur, le responsable de la conformité à la vie privée doit informer l’utilisateur de son droit de demander que les renseignements personnels soient modifiés ou corrigés conformément aux procédures énoncées à l’article 95 de la Loi sur les agents publics.

Confidentialité et intégrité des renseignements personnels recueillis par l’entremise de ce site Web

LES REL s’engagent fermement à protéger les renseignements personnels recueillis par l’entremise de ce site Web contre l’accès, l’utilisation ou la divulgation non autorisés. Par conséquent, les REL limitent l’accès des employés aux renseignements personnels recueillis par l’entremise de ce site Web aux seuls employés qui ont besoin d’accéder à l’information dans l’exercice de leurs fonctions officielles. Les employés qui ont accès à ces renseignements sont tenus de suivre les procédures appropriées en ce qui concerne toute divulgation de renseignements personnels.

De plus, les REL ont mis en œuvre des procédures pour protéger l’intégrité de leurs actifs en technologie de l’information, y compris, mais sans s’y limiter, l’authentification, la surveillance, l’audit et le cryptage. Ces procédures de sécurité ont été intégrées dans la conception, la mise en œuvre et les opérations quotidiennes de ce site Web dans le cadre de notre engagement continu envers la sécurité du contenu électronique ainsi que la transmission électronique de l’information.

À des fins de sécurité du site Web et pour maintenir la disponibilité du site Web pour tous les utilisateurs, la société d’hébergement utilisée par OER utilise un logiciel pour surveiller le trafic afin d’identifier les tentatives non autorisées de télécharger ou de modifier des informations ou d’endommager ce site Web.

Démenti

Les informations fournies dans cette politique de confidentialité ne doivent pas être interprétées comme donnant des conseils commerciaux, juridiques ou autres, ou justifiant comme infaillible la sécurité des informations fournies via ce site Web.

Liens

Afin de fournir aux utilisateurs certaines informations, NYS fournit des liens vers les sites Web des agences gouvernementales locales, étatiques et fédérales, ainsi que vers les sites Web d’autres organisations. Un lien ne constitue pas une approbation du contenu, du point de vue, de l’exactitude, des opinions, des politiques, des produits, des services ou de l’accessibilité de ce site Web. Une fois que vous créez un lien vers un autre site Web à partir de ce site Web, y compris un site géré par l’État, vous êtes soumis aux termes et conditions de ce site Web, y compris, mais sans s’y limiter, sa politique de confidentialité sur Internet.

Coordonnées

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité sur Internet, veuillez contacter :

[email protected]

(par courriel)

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